2.13 Dokumentation, Aufbewahrung und Buch- und Aktenführung
Ordnungsgemäße Buch- und Aktenführung
Die ordnungsgemäße Führung der Kindertageseinrichtung erbringt der Träger durch die Verwendungsnachweise nach § 35 KiBiz. Die räumlichen, fachlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen für den Betrieb müssen nach § 45 SGB VIII durch den Träger erfüllt sein. In Dienstplänen wird der Fachkräfteeinsatz geplant und strukturiert; dieser basiert auf den Personalbedarfsvorgaben des KiBiz und der Personalverordnung.
Durch die ordnungsgemäße Buch- und Aktenführung ist die Aufrechterhaltung der Kindeswohlgewährleistung stets nachvollziehbar. Die Vorgaben zur Einhaltung der Betriebserlaubnis weisen wir mit Hilfe der Belegungsdokumentation nach.
Dokumentationen und deren Aufbewahrung Im Einzelnen:
Dienstpläne: im abgeschlossenen Gruppenschrank
Gruppentagebuch: Täglicher Eintrag der an- und abwesenden Kinder durch die pädagogische Fachkraft der Gruppe. Aufbewahrung im abgeschlossenen Gruppenschrank.
Entwicklungs- und Bildungsdokumentationen: sind zeitgerecht für jedes Kind zu führen, Aufbewahrung im abgeschlossenen Gruppenschrank, Portfolioordner mit Zugang für Kinder
Elterngespräche: Notizen im abgeschlossenen Gruppenschrank oder in der Akte des Kindes im Büro, abgeschlossener Schrank
Notfallnummern: im Gruppentagebuch, im Gruppenschrank, im Kita-Unterwegs-Rucksack
Verbandsbuch: liegt im Verbandsschrank, jedes Pflaster, jeder Unfall, jede Hilfe ist zu dokumentieren
Tagesaktuelle Geschehnisse, Informationen von oder für Eltern bezüglich ihrer Kinder: Alle Infos werden mit Datum versehen im Gruppenheft notiert.
Einverständniserklärungen für Alleingeher, Untersuchungen Gesundheitsdienst, Fotos, Ausflüge: werden im dafür vorgesehenen Ordner im Büro abgeheftet, abgeschlossener Schrank
Betreuungsverträge: im entsprechenden Ordner im Büro, abgeschlossener Schrank
Änderungsverträge: im entsprechenden Ordner im Büro, abgeschlossener Schrank
An- und Abmeldungen: im entsprechenden Ordner im Büro, abgeschlossener Schrank
Schweigepflichterklärungen von Eltern in der Eingewöhnungsphase, Praktikanten: im Büro im entsprechenden Ordner, abgeschlossener Schrank
Aufbewahrungsfristen
An- und Abmeldungen: 5 Jahre nach dem Ausscheiden, 10 Jahre Archiv
Betreuungsverträge: 5 Jahre, 10 Jahre Archiv
Gruppentagebücher: 3 Jahre, dann 10 Jahre Archiv
Einverständniserklärung, Fotos: 10 Jahre
Einverständniserklärungen „Alleingeher“: 2 Jahre
Protokolle von Elterngesprächen: 5 Jahre
Wahlen Elternrat: 3 Jahre
Protokolle, Dienstbesprechungen Träger, Kita-Räte: 10 Jahre
Rechnungen, Lieferscheine: 10 Jahre
Protokolle Teamsitzung: 3 Jahre
Dienstpläne: 5 Jahre
Entwicklungsdokumentationen: wird den Eltern beim Ausscheiden des Kindes ausgehändigt
Sicherheitsbegehung: 10 Jahre
Meldungen an Gesundheitsamt: 5 Jahre
Verbandbuch: volle Bücher zur Stadtverwaltung, 10 Jahre
Unfallanzeigen: 30 Jahre
Hygienevorschriften: 10 Jahre