2.11 Ablauf der internen Auditierungsverfahren der kommunalen Kitas

Auditierung

Nach der gemeinsamen Entwicklung des Qualitätshandbuches mit pädagogischen und organisatorischen Standards für die Arbeit der Kindertageeinrichtungen ist das Auditierungsverfahren ein weiterer Teil des Qualitätsmanagementsystems der kommunalen Kindertageseinrichtungen im Kreis Höxter.

Die Auditierung basiert auf dem Qualitätsversprechen der Kindertageseinrichtung gegenüber Kindern und ihren Familien sowie auf Forderungen gesetzlicher Bestimmungen und fachlichen Vorgaben.

Wie schon bei der Erarbeitung des Handbuches und insbesondere des gemeinsamen Leitbildes setzten wir auch bei der Auditierung auf die Kompetenz unserer pädagogischen Fachkräfte. In erweiterter Form eines internen Audits auditieren sich die Erzieherinnen der städtischen Kindertageseinrichtung gegenseitig.

 „Audit“ kommt von lat. audire: (an)hören; somit ist für uns der Dialog ein wichtiges Element im Qualitätsprozess. Mit kollegialer Unterstützung wird so die Qualität der kommunalen Kindertageseinrichtungen kontinuierlich verbessert.

In diesem internen Auditierungsverfahren geht es nicht um das Erreichen eines festgelegten Ziels oder einer Punktzahl, sondern um die Ausschöpfung der jeweils eigenen Ressourcen.

Das Verfahren

In einer auf drei Jahre ausgelegten Planung werden pro Jahr 8 bzw. 9 der 26 kommunalen Kindertageseinrichtungen auditiert. Die Einrichtungen wissen so im Voraus Auditjahr und Monat. Die genauen Termine werden jeweils zu Anfang des Jahres für alle Einrichtungen festgelegt. In der letzten Leitungstagung des Jahres wird jeweils das Audit-Thema für das kommende Jahr bestimmt. Daraus ergibt sich zudem ein gemeinsamer Arbeitsschwerpunkt für das Jahr. Es ist uns wichtig, die Prozesse zu auditieren, die bedeutsam sind für das System und nicht in einer festgelegten Reihenfolge vorzugehen.

Jede Kita benennt eine Auditorin. Zu Beginn eines Kalenderjahres kommen die 8 bzw. 9 Auditoren, die in diesem Jahr ein Audit durchführen zur Vorbereitung zusammen. Passend zum festgelegten Audit-Thema wird bei diesem Vorbereitungstreffen ein Katalog mit Auditfragen entwickelt, der in allen Audits des Jahres eingesetzt werden kann.

In den Vorbereitungstreffen erfahren die Auditoren, in welcher Einrichtung sie das Audit durchführen. Die Auditoren werden am Tag des Audits durch die Fachberaterin begleitet und unterstützt.

Bei der Zuordnung der Auditoren zu den Einrichtungen wird darauf geachtet, dass es sich um einen anderen städtischen Träger handelt und sich die Kindertageseinrichtung nicht in direkter Nachbarschaft befindet.

Das Audit findet in Form einer Hospitation und einem Qualitätsgespräch satt. Dabei analysieren die Auditoren mit den am Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Leitungskräften die Prozesse der jeweiligen Kita im Hinblick auf ihre Wirksamkeit und mögliche Verbesserungen. Überprüft werden soll das QM-Bewusstsein der Mitarbeiter/innen. Eingefahrene Prozesse werden so überdacht, andere wiederum bestätigt und neue Impulse in das Team gebracht.

Ablauf der Auditierung

Vorbereitung

Ausgehend vom Thema bereiten sich die Mitarbeiterinnen gemeinsam mit der Leitung  auf das Audit vor. Sie befassen sich mit den Prozessen, die mit der Thematik in Verbindung stehen, um zu überprüfen, ob die beschriebene Prozessqualität auch in der täglichen Arbeit gelebt wird. Gemeinsam wird überlegt, wie es der Auditorin ermöglicht wird, die beschriebene Qualität bei der Hospitation zu erleben. z.B. kann, wenn es um den Bereich Partizipation geht, eine Kinderkonferenz, eine Gesprächsrunde oder Ähnliches angeboten werden.

Es wird geplant, wann am Tage des Audits das Qualitätsgespräch mit den beteiligten Mitarbeitern möglich ist und wo es stattfinden kann.

Hospitation

Die Leitung stellt der Kollegin, die das Audit durchführt, die Kita und das Team vor. Die Auditorin hat zunächst die Möglichkeit, das Qualitätshandbuch der Kita einzusehen, um die individuellen Ergänzungen der Prozessbeschreibungen zu erfahren.

Dann nimmt die Auditorin in einer beobachtenden Rolle am Tagesgeschehen der Kita teil.

Im Anschluss findet das ca. einstündige Qualitätsgespräch statt. Hierbei setzt die Auditorin den Fragenkatalog ein. Die Auditorin beschreibt ihre Eindrücke der Hospitation. Sie vergleicht dabei den Qualitätsstandard, der auditiert wurde, mit ihren Wahrnehmungen. Die Fachberatung nimmt im Qualitätsgespräch die Rolle der Moderatorin ein und protokolliert das Gespräch.

Aufgabe der Auditorin ist es, der Kindertageseinrichtung ein Feedback zu geben. Dabei soll sie Positives hervorheben und kritisch Wahrgenommenes ansprechen und ggf. Anregungen zur Veränderung geben. Gibt es relevante Punkte, in denen die Praxis sich von der beschriebenen Qualität unterscheidet, muss diese Abweichung von den Mitarbeitern der Kita begründet werden.

Gewonnene Anregungen und Ideen werden als Teil des Protokolls im Auditbericht festgehalten und der Kindertageseinrichtung zeitnah zur Verfügung gestellt.

Veränderungen, die sich aus dem Audit ergeben, können somit auch zur Anpassung des Qualitätsstandards führen.

Mitgeltende Unterlagen (einzusehen in der Kita):

MU1 Auditplan

MU2 Auditprotokoll

MU3 Maßnahmenplan